Skartace a likvidace dokumentů
Skartace dokumentů
Každá organizační jednotka pracuje s řadou dokumentů, které musí ze zákona uchovávat po stanovenou dobu. Po uplynutí archivační povinnosti je dnes nutnost písemnosti okamžitě zlikvidovat. A jelikož se jedná o citlivá data jak z pohledu firmy tak i zákona, je nejvhodnějším způsobem skartační řízení s nenávratnou likvidací dokumentů (proces odborného posouzení dokumentů, při kterém jsou vyřazovány dokumenty pro činnost podnikatelského subjektu nadále nepotřebné).
Po evidenci a třídění dokumentů předkládáme zákazníkovi k odsouhlasení Návrh skartačního seznamu. Teprve po jeho vyjádření případně upravíme/prodloužíme skartační lhůty dle požadavku, nebo rovnou začínáme vyřizovat Povolení ke skartaci u příslušného státního archivu. Nakonec proběhne nenávratná likvidace dle zákona a následně vystavíme Potvrzení, které předáme zákazníkovi společně s Povolením jako doklad o skartaci.
Soukromoprávní původci nemají povinnost vést skartační řízení a mít vydaný vnitřní předpis stanovující podmínky práce s dokumenty (pokud jej nepotřebují jako součást podkladů k vydání ISO). Běžně ale vyřizujeme i soukromoprávním původcům vyjádření státního archivu k vyřazení dokumentů. Státní archiv je v takovém případě povinen vyřídit skartační návrh.
Likvidace dokumentů
Fyzickou likvidaci dokumentů obsahující citlivá data, jako know-how firmy, osobní údaje zaměstnanců nebo údaje o klientech, může provést i sám zákazník. Nejenom při větším objemu dokumentů je ale vhodnější (ekonomicky i bezpečnostně) využít služeb specializované firmy.
Zajistíme Vám jak manipulaci s dokumenty, tak jejich odvoz a odborné znehodnocení včetně garance ochrany před neodbornou a neoprávněnou manipulací. Provádíme i jednorázovou skartaci, ale většině zákazníků dnes zajišťujeme skartaci dlouhodobě ne/pravidelně, za pomoci skartačních kontejnerů nebo jiných efektivních řešení dle možností a představ zákazníka. Následně vystavíme Potvrzení, které předáme zákazníkovi jako doklad o skartaci.
Likvidujeme CD/DVD i pevné disky
Kromě klasických dokumentů v papírové podobě skartujeme také dokumenty na CD, DVD nebo jiných magnetických nosičích.
Vedle klasické destruktivní metody je dnes i možnost demagnetizace nosiče informací.