Analýza a metodika
Komplexní analýza současného stavu archivace dokumentů
V praxi se využívá jako podpůrný nástroj při rozhodování o budoucím směřování organizace v této problematice. Získáte hodnocení aktuálního stavu pro případné organizační změny, nutné z pohledu proveditelnosti a udržitelnosti interních požadavků a zároveň Spisového a skartačního řádu.
Zaměříme se na Vaše dokumenty v následujících oblastech:
- navrhneme, zda a jaké dokumenty centralizovat z roztroušených mini archivů/spisoven,
- posoudíme, případně vytipujeme nové vhodné místo/nemovitost pro centrální archiv,
- pomůžeme Vám s vyčíslením očekávaných nákladů a s úpravou/budováním prostoru, přesunem dokumentů a budoucím provozem,
- odhalíme duplicitní procesy, zajistíme bezpečnost práce s dokumenty,
- pomůžeme Vám s evidencí dokumentů při vstupu do archivů, a přístupu k nim v průběhu plynutí skartační lhůty až po skartaci a skartaci samotnou, v regálech spisovny a s fyzickým označením,
- navrhneme/doporučíme nástroje pro evidenci dokumentů a propojení do stávajících ERP systémů
Spisový a skartační plán
Pokud máte zaveden Spisový řád, tak Vám překontrolujeme platnost aktuální verze a případně navrhneme aktualizaci. Pokud nevíte o čem zde píšeme, tak nevadí, máme pro Vás i tak doporučení. Zaměřte se totiž na jeho přílohu - Spisový a skartační plán.
Jedná se o soubor všech Vámi používaných typů dokumentů a jejich spisových a skartačních znaků a lhůt. Tedy v praxi velice dobře použitelný nástroj pro efektivní zacházení s dokumenty při procesu archivace. Pokud s těmito postupy seznámíte odpovědné osoby, tak ihned při praktickém výkonu odstraníte případná sporná nebo nejasná místa a zamezíte tím realizaci nevratných úkonů.